PPT制作要怎样兼容不同office版本

“我们公司PPT是2003版本,我用自己电脑做好的PPT数据,播放不兼容啊?”

“用2019版做好的PPT,学校电脑版本太低,没办法播放怎么办?”

“PPT制作插入的视频,换台电脑就没办法播放了!?”

如果你的电脑安装的还是2003版本的,恭喜你啊,这是古董了,赶紧收藏!现在都2020年了,你用17年前的技术,如果是个孩子,他都要上大学,可以独立了。

言归正传,不管是学生时代还是步入职场,我们都会碰到类似的问题。自己电脑里用着最新版本的PPT软件,怎奈何放映电脑里用的还是古董,新功能全部失效,真实地呈现了卖家秀与买家秀的区别。

PPT制作要怎样兼容不同office版本

今天,我们就用锐普十余年的演示经验,来为大家揭露,PPT跨电脑放映时容易出现的那些坑。以及如何无视电脑的软件版本,完美呈现高版本软件效果的PPT技巧。(仅针对Office系列软件)

01.初级对策

  

最省心的解决办法,自带电脑

这个是我们强烈安利的办法,带上自己的电脑,完全不用操心PPT能不能播放,播放出错,高级效果缺失等等兼容问题。

but,要注意!!!需要提前准备好连接线哦!

不要使用高级功能,文件保存为低版本

如果实在没办法,需要在低版本的软件中演示,制作时需要注意,千万不要使用高级功能,如炫酷的切换效果、SmartArt图形、占位符、三维效果、艺术字等等。保存为低版本方法:

➊打开PowerPoint演示文稿。

➋在文件选项卡上,单击另存为,然后单击浏览。

➌在另存为对话框中,在保存类型列表中,单击PowerPoint97-2003年演示文稿(*.ppt)

➍单击“保存”。

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运行兼容性检查器

如果你也搞不清自己到底用了哪些高级功能,这时候可以使用PPT中自带神器–兼容检查器,它可以帮助你查找PPT演示文稿中的潜在的兼容性问题。

➊打开要检查的兼容性的演示文稿。

➋单击文件>信息,并检查演示文稿,然后下一步单击检查问题>检查兼容性。

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兼容问题问题列表:

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02.字体兼容

  

如果想要跨版本播放,又想保留高版本的效果,下面几个问题也要解决!

掉字体

掉字体一直是PPT展示中非常普遍的问题,当我们在自己的电脑中选用了很棒的字体进行设计,但往往因为别人的电脑未安装对应字体,在放映中出现掉字体的情况,让效果大打折扣。

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-优设标题体-

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-掉字体后-

字体内嵌

针对掉PPT字体的情况,有些人会将对应的字体文件一并带到放映电脑中,在演示之前进行字体安装。但这种方法慢且麻烦,我们通常选择字体内嵌。

依次点开“文件”、“选项”,在弹出来的窗口中,点击“保存”,最下方可以选择“将字体嵌入文件”。这一操作相当于直接把字体包与PPT文件进行捆绑,无需另行安装。

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-PowerPoint选项窗口-

仅嵌入演示文稿中使用的字符:

选择这一选项,只会嵌入你输入文字对应的字体,减少文件体积,局限在于无法修改文字。

嵌入所有字符:

选择这一选项,相当于将整个字体包安装进PPT文件中,可以对文字进行肆意修改。

注意事项:

一旦勾选了将字体嵌入文件的选项,就会导致每次文件保存耗时极长,所以在确认PPT页面最终完成要拷贝之前,尽量不要勾选。

字体版权嵌入限制

字体内嵌无疑是解决掉字体最方便最省力的方法,但这一方法同样也会遇上问题,那就是字体版权的嵌入限制。我们使用字体内嵌,在保存时可能会遇上这样的情况。

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-字体无法保存提示框-

其中思源系列的字体较为特殊,无法通过嵌入部分保存,只能通过嵌入所有字符的形式,因此内嵌思源系列字体会让PPT文件体积非常大。那么针对其他无法保存的字体,我们就要解除其字体嵌入的许可限制。

首先我们需要下载FontCreator软件(网上搜索下载即可,资源丰富),下文中以该软件5.6版本为例进行操作演示。

第一步,依次点开“文件”、“打开”、“已安装的字体”,在弹出的窗口中选择无法内嵌的那个字体。

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第二步,打开该字体后,继续点击“格式”、“设置”。

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第三步,弹出的窗口中继续点击“常规”、“编辑”。

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第四步,在字体嵌入许可权限中,将图示的两个√全部取消,点击确定。

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第五步,将设置后的字体另存为新的字体文件,然后安装覆盖原有的字体文件,在PPT模板中即可嵌入该字体。

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这一操作在自己电脑中进行一次,对该字体便是一劳永逸地解除限制。

03.视音频适用

  

视音频同样是PPT放映的重灾区,高版本软件中插入的视音频文件在低版本软件里,经常出现视频黑屏无声音,音频无法播放的问题,这是由软件版本不同对视音频文件格式的适配不同导致的。

音频

Office中对视音频文件格式的适配分水岭是Office2013版本。

2013版本之前,PPT只支持*.wav格式的音频文件,这就意味着主流的*.mp3格式的音频文件甚至无法在2010及之前版本的PPT中播放。所以当我们要在安装了2010乃至更早版本的电脑中播放PPT时,请及时转换一下音频的格式。

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视频

视频同音频,2013版本之前,PPT只支持*.wmv格式的视频文件,主流的*.mp4格式的视频文件无法在2010及之前版本的PPT中播放。在低版本中请及时转换一下视频的格式。

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04.动画拓展

  

低版本还想保留动画?这个,有些为难,但是条条大路通罗马,我们可以通过把动画转成视频的方式展示我们把高版本制作好的动画效果转成视频,注意这里需要回顾上面的知识点了~2013版本之前,PPT只支持*.wmv格式的视频文件PPT动画效果做好之后,通过PPT就可以直接导出为.wmv格式。

PPT制作要怎样兼容不同office版本

如果你的PPT设计中有多个动画,用这个办法还是比较麻烦的,需要分段导出视频,插入。

除却字体、视音频这些常用、高频的元素,PPT制作中还有许多精彩的功能让人垂涎。

-高级切换动画功能-

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-3D模型功能-

这些功能无一例外,都需要高版本软件的支持,而软件版本的功能并不像字体一般可以简单内嵌于PPT中。寻常的方法是在这台电脑中重新安装高版本的PPT以支持新功能,但安装软件耗时动辄数小时,很不现实。

安装最新的版本,难道不香么?

05.PPT放映模式

  

先来看一个让演示更专业的技巧。

PPT设计在放映时,通常是打开PPT后点击放映或者是快捷键F5进入到放映状态。那有没有方法让PPT在打开时直接进入到放映模式呢?

这就涉及到PPT当中非常特殊的一个格式*.ppsx

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我们可以将PPT文件保存为这一格式,打开*.ppsx文件,便会跳过工程界面直接进入放映,让我们的演示更显专业。

-ppsx放映效果-

当然,涉及到PPT放映,上文的内容也仅仅是基础的规范与知识,毕竟在正式放映前,你永远不知道可能出现什么样的突发情况。

而我们的应对方法其实也很简单,那就是彩排,把所有可能的问题掐灭在根源处,让PPT演示无懈可击。

期待日后你的PPT演示,可以告别失误,深入人心。



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