年终汇报指南!做PPT年报需注意的那些事儿

又到了一年的年终季,各种汇报各种总结涌来的时候,

一边要做PPT稿件,一边还要想着怎么上台演讲才,

真是一个左右脑并用的复杂系统工程。

而且往往时间还很紧张,临时通知第二天上午就要上台,留给你的时间只有一个下午和你及其不愿意牺牲的一个晚上加班时间。

到头来辛苦一年,却因为一次PPT效果不好的年终汇报影响了评优和收入,特别的委屈。

怎么才能有效的避免年终汇报踩中各种坑呢?今天iSlide邀请到水哥李驰,国际演讲协会冠军,同时身兼iSlide演讲教练身份,也许他有一些经验可以给大家分享:

01.放映汇报PPT之墨菲定律

正式演讲PPT汇报将会在十分钟后开始,你打开电脑,突然发现:

●昨晚上熬夜加班加点赶制的PPT稿件竟然忘记保存?

●电脑似乎很卡,鼠标旁边的圆圈转了一圈又一圈,PPT幻灯片还是没有打开?

●投影仪连接线和电脑的接口不吻合,现场临时找转接口没有一个人带!

●投影笔没电了/投影笔的无线接收器不见了。

当你勉强手忙脚乱把这些搞定,发现时间已经迟到了5分钟,领导的脸色越来越难看!这次PPT工作汇报算是砸了!

大家也许都经历过现场PPT放映的各种事故,平时看起来的小问题在演讲汇报时刻都有可能成为影响你正常发挥的关键因素。

如何才能避免出现意外情况导致你的汇报演讲意外翻车呢?

对于我这样一个经历了各种演讲汇报的人来说,上述的情形真是再真实不过了。这样的情形基本上我都经历过。

所以,朋友们不用太过于纠结是不是自己运气不好,老是碰到这样倒霉的场景。

也许场上自信表达、各个环节也顺利无纰漏的背后,都是演讲者通过踩坑犯下无数错误获得的经验教训,这个教训叫做莫非定律

PPT年终汇报演讲的那关键几十分钟,不应该抱有任何侥幸心理而疏漏任何环节,因为此时此刻你出的任何差错都无法弥补。

盲目乐观地认为有些细节不用刻意关注,抱有到时候应该不会出现这样的问题的心态,只会让你在事后为自己偷懒省事而后悔不已。

为了避免出现各种问题,我一般会在演讲之前准备以下工作:

1、提前踏勘场地,现场试一下所有设备是否好用

我会提前一天到现场,把播放的PPT内容从头到尾放映一次,话筒和翻页笔也都试一下(基本上我都自带一个翻页笔,用起来顺手,也会让演讲自信很多)越是重要的会议,这个步骤越不能省略。

你的电脑的投影接口可能只有HDMI接口,而现场投影仪是VGA接口线,一般这样的情况我会随身携带HDMI转VGA接口的转接线。

更有夸张的PPT案例,现场的投影仪接线是坏的,有经常到处分享的达人,甚至会自带一根投影连接线。

2、如果现场只能使用公用的电脑,一定要检查PPT的播放是否流畅无误

也许你的电脑使用的是Office软件,而公用电脑只有WPS,两者的放映其实有一定偏差,一定要提前放映一次检查是否有误。

更过分的是,公用电脑甚至没有任何办公软件,需要你提前把PPT转换成PDF或者图片才能在公用电脑上正常放映。

除此之外,还有一种情况:丢字体

因为PPT制作效果需要,你电脑安装了特殊字体,放映效果吊炸天,但是在现场的电脑上一放映又回到了远古时代的宋体。

原字体:

现场丢字体,也丢了逼格。

一般这样的问题解决方式有三种:

1、将你使用的字体拷贝到现场电脑上,不仅要拷贝PPT文件,还有相应的字体fonts文件;

2、PPT保存时嵌入字体(这样的缺点是PPT保存以后文件比较大,而且有部分商用字体无法嵌入);

3、利用iSlide插件将特殊字体转换成形状,避免丢字体的问题;

只要安装了iSlide插件,就可以利用里面的文字矢量化工具(iSlide>设计工具>矢量>文字矢量化),文字就不再是文字,而是和矩形圆形一个属性的形状,无论走到哪里都不用担心。

但是这样的坏处就是字体变成形状以后,无法再进行编辑。

这三个方法可以根据现场实际需要,灵活选用。

通过上面的措施避免现场演讲出现意外事故,接下来你还需要思考如何制作年终汇报的PPT来获得更好的演讲效果了。

02.如何准备演讲汇报型PPT?

每当说到让人肝肠寸断的演讲汇报型PPT,大家都会抓耳挠腮。就算内容有了,也不知道怎么制作PPT效果更好。

也许有些技巧能快速使你的PPT稿件让听众眼前一亮。(不要误会,这里我不会炫技教大家炫酷的美工技巧,往往知道往哪个方向走比迈步更重要)

1、图片型PPT让人眼前一亮

很多小伙伴简单的认为,只要有了好看的模板,PPT就做得好看了。

PPT做得好不好看=模板好不好看

于是大家都去找炫酷的模板,模板没有点炫酷的都不好意思说自己是做PPT的。

科技炫酷风

但是,忽略了内容光追求形式上的炫酷,真的就可以吗?

炫酷模板如何和PPT稿件表达的内容不沾边,往往会让观众增加认知成本,注意那些炫酷的元素而忽略了你要表达的内容。

最后就算你讲完了,也会难免认为你只是一个花瓶而已,反而忽略了表达的本质。靠着好看的PPT模板大多数时候其实是有副作用的。

更可怕的是,其实大多数人找到的模板不是好看的PPT模板,你能想象让大多数人眼中放光的“精选模板”竟然是下面这些妖艳贱货吗?

80年代农村糊墙的壁画

那么究竟怎么样的PPT才能达到好的汇报效果呢?

其实图片型PPT能够帮你很好的解决视觉和表达一致的问题,PPT上的图片内容和演讲表达的内容相关联,而且图片是全图型,能够很好的烘托氛围。

比如:

案例1

我要准备关于说明未来大展宏图有大发展,请问哪一页PPT哪个效果更好呢?

第一张图用一个黎明的图片来代表新的起点,第二张图简单套用名称为“高大上超实用精美ppt模板.pptx”的模板,请问究竟谁更高大上,谁更实用呢?

案例2

老板让小明明天在与客户的年会上介绍本公司的物流服务快速高效,超过客户的预期。请问是找一个用光影来代表速度的图片来做背景,还是直接找一个PPT模板哪个效果更好?

第一张用光影代表速度,和物流速度相吻合。而第二张不知道在哪个网站上找的1000套唯美清新模板,用这样的模板和客户见面,是不是只会让你老板的脸色越来越难看?

美国著名建筑学家路易斯·沙里文说过一句经典的话:

形式追随功能

形式应该和功能内容相吻合,如果不考虑内容功能的要求,单纯追求形式上的炫酷,只会增加观众的认知成本。

其实这个道理和面试相亲等等都是一个道理,PPT的样式应该由具体场景的内容需求决定,而不是单单只是追求模板的炫酷高大上。

就像平时穿衣服,一个人不可能任何时候都西装革履,在生活化一些的场景需要穿着休闲,而在严肃的场合需要穿着更正式。

大家想象一下,周冬雨去唱热歌,是多么的不搭配吧。就是这个道理

2、切忌WORD搬家,一页只给人一个信息点

很多人以为PPT制作就是Word文字搬到投影仪上,换一个形式的文本而已。这种现象并不少见,比如那些年我们睡过去的大学课堂和重大会议:

那些年我们睡过去的课堂与讲座

以前小学时候,偶尔忘记带课本了,和同桌共用一个课本,用户体验就很糟糕:一个人已经读完这段了,另一个人还在上一段徘徊;一个人还在思考一句话的意思,另一个人却要翻页了。

因为每个人的阅读速度是不一样的。

但是我们却要用Word搬家的形式让现场所有人一起来阅读PPT上的文字,这个方式是不是和让大家都用一本书来上课是一个效果呢?

切记,PPT上的文字不是看的,是瞟的。

PPT内容是让你感受的,不是让你仔细阅读的。

通篇都是大片大片的文字,只会让观众失去耐心,转而去看手机或者睡觉。

改变一下Word搬家拷贝式做PPT的方式,只提炼其中的要点,用短语而非完整语句的形式表达出来,会让观众更醒目更能理解你的意思。

因此在做PPT的时候,固然有了Word的文字基础,你还是需要在文字的基础上提炼标题,让整个PPT页面有一个论点。

整个页面上有一个中心论点,难道不是正好印证了Powerpoint就是要Power Your Point吗?

案例3

比如我们在拿到下面这段文字的时候,应该怎么做呢?

1、首先应该提取一个中心论点,这里我提炼的标题为:

互联网时代的浪潮即将来临

2、摒弃各种PPT模板,按照上面分享的方法,找一个与互联网或者浪潮等与内容有关的图片,比如下面这张:

3、将文字放在图片上面,保证清晰可见

也许有小伙伴会说,好看是好看了,但是原来的一段文字被你去掉了!

那么问题来了:

老板让你不许删减文字该怎么办?

其实有时候PPT幻灯片不仅仅是用来演讲的,还会被打印成小册子分发给观众,又或者是演讲者并不是你,其他演讲人对内容并不熟悉(虽然我不提倡)也需要PPT这个“提词器”,所以一味追求美观而删减文字其实并不可取,还需要根据场景来定。

但是为了避免满屏幕都是字的情况,原文字可以适当弱化,比如采用变淡,变小等方式,让专门有需要的人也可以仔细阅读,不需要的人仅仅瞟一眼而已:

03.采用演讲者模式

在年终汇报演讲中,台下无数双眼睛,很多小伙伴如果经历这样大场面的次数少,会因为紧张头脑一片空白嘴巴打结,甚至会忘记自己要说的内容。

仅仅是PPT素材上的内容还不足以起到提醒的作用,而把演讲稿全部放在PPT上给面朝屏幕屁股对着大家一个字一个字地念也不太合适,这个时候推荐大家使用PPT自带的演示者视图功能

PPT上的演示者视图开关

把要讲述的内容点放在备注栏里面,而不是全部放在PPT页面上对着观众念,其实这样聪明的方法各个演说家也经常使用。

演说家面前的演说提示面板

就好比歌唱家的耳麦一样,各大演说家在大场面的面前也会有一个面板来提示需要演讲的内容和下一页的内容。

但是切记,不要以为有了备注栏,就可以把要说的内容都一股脑儿往里面扔。

演讲的时候,没有太多的时间允许你一直盯着屏幕上的备注栏,而且备注栏里面一堆文字,反而让你无从说起。

我们需要养成的习惯是,对于每一页的PPT,在备注栏里面整理几个要点,用短语的形式表示出来。同时需要提前演练熟练,眼睛瞟一眼备注栏的内容就能迅速想起应该讲什么。

工具只是工具,不要因为工具束缚了你的发挥。只有合理利用工具而不是依赖工具,才会对我们演讲水平有真正的提升。

04.少用叙述性语言,多用数据图表

年终汇报,总会有各种各样的数据来呈现一年来辛苦工作的成果,但是单单把这些成果罗列在PPT上真的有效吗?

视觉传递和演讲的核心是价值传递,是观点表达。数据只是为观点表达所服务的。

如果数据没有可视化,没有经过一系列的加工,就好比将一堆原材料而非成品展现给观众,效果可想而知了。

数据的可视化,是利用数据图表来代替原来文字的描述,让观众有更直观的感受。

上面的PPT案例,几个比例用饼图来表示,是不是效果要比找一些立体小人之类的素材要好很多呢?

用图表说话

一般来说,PPT中经常使用的图表分为以下三类:

●表示对比,用柱状图

●表示趋势变化,用折线图

●表示比例,用饼图

这些图表都可以用PPT自带的功能轻松做出来。

当然,除了以上三种图表以外,还可以做成像下面这样的创意图表:

制作创意图表需要比较高的美工功底,除非特别有兴趣,否则我不建议大家把大量的时间花在这些特别耗时间的事情上面。

但是偶尔用这样的图表装装逼,绝对可以让领导眼前一亮,怎么才能不费力的装逼呢?

不妨使用iSlide插件中的图表库功能,代替美工帮你快速实现有创意的图表。

iSlide插件里面的图表库大大丰富了PPT的图表种类,虽然里面很多创意图表需要年费会员才能使用。但是还有大量的免费图库,利用筛选功能选中免费图库和数据的数量级,选中喜欢的图表,点击就放进当前的PPT中,是不是很简单?

05.搞煽情、上价值,调动观众的感性思维

年终汇报总是不乏长篇大论的各种汇报数据分析,需要理性大脑来理解,同时感性大脑却一直处于闲置状态。我们还可以在适当的环节来点煽情的东西,充分利用观众的左右脑。

其实这个方法最早来自于辩论,每个辩论环节最后都会用这样的方式来升华主题。同样在年终汇报中采用适当的升华主题方式,可以起到很好的效果。

案例1 告别尾页千篇一律的感谢

年终汇报最后都是千篇一律的感谢,总是让人感觉诚意不够过于平庸:

相反,不用单一的感谢,用大字体书法字体来喊喊口号,往往效果比较出乎意料:

其实各种发布会大佬都喜欢这个干:

想想,你的年终汇报是不是还缺少这么一个上价值的环节呢?

案例2 故事演绎,提升演讲的生动性

尽管你的年终汇报PPT主题逻辑缜密,数据详实。但是观众还是感觉冷冰冰,少一些人情味,那么缺少的这点人情味是什么呢?

其实就是这一年里面你们发生的精彩故事……

之前帮一个公司做过一个案例,这个公司所在的行业处于资本寒冬。年初的时候,公司经理带队拜访客户却被拒绝的事情历历在目,后来整个公司过了一年的苦日子,最终逆市上扬,取得了不错的成绩。

于是我让经理把这段故事描绘出来,先以一个比较低落的情绪开头,说年初大家的感觉都比较丧,资金短缺,人员流失。

但是很幸运的是,3月份国家审批上马两个大项目,带来一大批机会,整个公司也十分振奋。上下团结一心,加班加点奋战,最终拿下关键的4个子项目。

并且演讲的领导在介绍一年发展的过程中再辅助以一年中一些小细节的描述,比如和员工一起加班到深夜修改标书,最后路边摊一起吃馄饨,保质保量交出了满意的答卷。

通过这样故事引入,顺理成章的在年终汇报最后展望新年,希望大家拼搏努力奋发再获得新的战果。这样讲故事勾引大家回忆,最后引出展望未来的套路,是不是比单纯介绍一年的战绩生动许多呢?

案例3 提问开始,吸引观众的注意力

为什么观众听着你的演讲想睡觉?

因为没有参与感!

你自顾自的在台上自嗨,场地空调也开得很足温度很暖和,加上椅子也比较柔软,观众睡到一片!

在一次核能行业对大众的宣讲中,主办方准备了各种各样的知识介绍,但是效果却不尽如人意,于是我帮他们在开场设计了这样一个提问环节

当大家认为很遥远和他们生活没有关系的时候,演讲者回答说其实核能无处不在,甚至没有核能(太阳的发光发热)就没有我们世间万物的缤纷多彩。

用问题引出观众的兴趣,是不是比直接说明结果的效果好很多呢?

这些就是我这次的分享,其实年终汇报PPT演讲的套路不难,难的是真诚和逻辑而理性、不失感性的换位思考,胜过一切套路!希望对你们有所帮助!